autor Zbigniew Zieliński Od poprawnego złożenia gwarancji przetargowej zależy powodzenie w przetargu. Dla wielu firm gwarancje przetargowe stanowią fundament, na którym opiera się współpraca z sektorem publicznym. W artykule omówimy najczęstsze błędy popełniane przy składaniu gwarancji przetargowej oraz sposoby ich uniknięcia.
Błąd nr 1. Brak zgodności z wymaganiami dotyczącymi gwarancji przetargowej
Najczęstszym błędem popełnianym przez firmy startujące w przetargach jest niepełne zapoznanie się z wymaganiami dotyczącymi gwarancji przetargowej.
Wymagania te są ściśle określone w dokumentacji przetargowej, a każde odchylenie od wytycznych może skutkować odrzuceniem oferty. Wielu przedsiębiorców myli gwarancje przetargowe z innymi formami zabezpieczenia, co prowadzi do niepotrzebnych komplikacji. Dlatego wymagania dotyczące gwarancji przetargowej powinny być dokładnie przedyskutowane, a jeśli jakikolwiek element wzbudza wątpliwość: warto zasięgnąć porady specjalisty.
Pamiętajmy, że gwarancje ubezpieczeniowe są jedną z dopuszczalnych form zabezpieczenia przetargowego, obok gwarancji bankowych czy wpłat pieniężnych. Każdy zamawiający ma swoje preferencje co do formy zabezpieczenia. Powinno to być uwzględnione już na etapie przygotowywania oferty. Zrozumienie wymagań to pierwszy krok do uniknięcia błędów przy składaniu gwarancji.
Błąd nr 2. Błędne lub niepełne wypełnienie dokumentów
Kolejnym częstym błędem przy składaniu gwarancji przetargowej jest niepoprawne wypełnienie dokumentów.
Niezgodność treści gwarancji z dokumentacją przetargową, pominięcie istotnych informacji lub wprowadzenie błędnych danych może skutkować odrzuceniem oferty.
Nawet najmniejsze uchybienia, takie jak literówki, błędy w nazwach firm, czy brak pieczęci i podpisów mogą zniweczyć starania przedsiębiorcy.
Aby tego uniknąć, zaleca się, aby każdy dokument był kilkakrotnie sprawdzony, najlepiej przez więcej niż jedną osobę. W naszej praktyce brokerskiej zawsze doradzamy naszym klientom, aby przed złożeniem dokumentów skonsultowali je z prawnikiem lub specjalistą od zamówień publicznych.
Warto również pamiętać, że gwarancje przetargowe często muszą być dostarczane w ściśle określonym terminie, a opóźnienie w dostarczeniu zazwyczaj oznacza automatyczne wykluczenie z postępowania.
Błąd nr 3. Niewłaściwy dobór formy gwarancji
Gwarancje przetargowe mogą przybierać różne formy, a jednym z najczęstszych błędów jest wybór niewłaściwej formy gwarancji.
Często przedsiębiorcy mylą różne rodzaje gwarancji – od wadialnej po gwarancję należytego wykonania umowy czy gwarancję usunięcia wad i usterek. Każda z nich pełni inną funkcję, dlatego absolutnie tych pojęć nie można stosować zamiennie i wybierać dowolne gwarancje.
W przypadku przetargów publicznych najczęściej wymagana jest gwarancja wadialna, która zapewnia zamawiającego, że wykonawca podpisze umowę i spełni wszystkie warunki. Natomiast w późniejszych etapach realizacji umowy, mogą być wymagane inne formy zabezpieczeń, jak gwarancja należytego wykonania kontraktu czy gwarancja usunięcia wad i usterek.
Dobór odpowiedniej formy gwarancji i dostosowanie jej do warunków przetargowych jest niezbędny, aby uniknąć nieporozumień i problemów.
Błąd nr 4. Jak uniknąć błędów przy składaniu gwarancji przetargowej?
Podsumowując, uniknięcie błędów przy składaniu gwarancji przetargowej wymaga przede wszystkim staranności i dokładnego zapoznania się z dokumentacją przetargową. Ważne jest, aby:
- Skrupulatnie przestrzegać wymagań zamawiającego dotyczących formy i treści gwarancji. To nieodzowny element analizy dokumentacji przedstawionej przez zamawiającego, równie istotny, jak sam przedmiot zlecenia.
- Dokładnie wypełniać wszystkie dokumenty, dbając o to, aby były one zgodne z wytycznymi. Nie ma tu miejsca na literówki, pomyłki czy wszelkie drobne nawet błędy. Niektóre z nich mogą utrudniać formalności, jak np. błąd w numerze rachunku czy umowy, a inne mogą dyskredytować w oczach zamawiającego daną firmę, ze względu np. na błędnie wpisaną nazwę zamawiającego.
- Wybierać odpowiednią formę gwarancji przetargowej, dostosowaną do specyfiki danego przetargu. Tutaj pomocny może okazać się kontakt ze specjalistami, którzy sprawdzą, czy wybrana forma gwarancji faktycznie odpowiada oczekiwaniom zamawiającego.
Jako firma brokerska, specjalizująca się wyłącznie w gwarancjach ubezpieczeniowych, doskonale rozumiemy wyzwania, przed którymi stają przedsiębiorcy, starający się o zamówienia publiczne. Wspieramy naszych klientów na każdym etapie składania gwarancji, od doradztwa po dostarczenie gotowych dokumentów. Dzięki naszemu doświadczeniu i współpracy z innymi brokerami, którzy zajmują się ubezpieczeniami, oferujemy kompleksowe wsparcie, które umożliwia naszym klientom skuteczne i bezpieczne realizowanie zamówień.
Zachęcamy do konsultacji z nami, zwłaszcza jeśli pojawiają się wątpliwości związane z gwarancjami przetargowymi. Każdy przetarg to nowe wyzwanie, ale dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wsparciu specjalistów, można zminimalizować ryzyko i zwiększyć szanse na sukces.