Jak zaksięgować gwarancję należytego wykonania umowy?

Gwarancje należytego wykonania umowy są powszechnie stosowane w branży budowlanej, ale nie tylko. Mogą być wymagane podczas realizacji zamówień publicznych i prywatnych w różnych dziedzinach. Pozostaje pytanie, czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest kosztem? Jeśli tak, to jak zaksięgować gwarancję należytego wykonania umowy w księgach?

Czym jest gwarancja należytego wykonania umowy?

Gwarancja należytego wykonania umowy to zabezpieczenie interesów obydwu stron kontraktu. Dotyczy obowiązku wykonania zleconych prac w terminie i przy zachowaniu odpowiednich standardów jakościowych. Gwarant zobowiązuje się do zapłacenia określonej kwoty, jeśli wykonawca nie wykona umowy lub wykona ją w sposób niewłaściwy. Stronami umowa są zatem zleceniodawca, wykonawca i ubezpieczyciel. Wysokość gwarancji zależna jest od wartości kontraktu, ale zwykle jest ustalana na poziomie od 2 do 5%.

Gwarancje należytego wykonania umowy stosowane są zarówno w przypadku realizacji przetargów publicznych, jak i zamówień prywatnych. W szczególności są powszechnie stosowane w branży budowlanej, gdzie potwierdzają wypłacalność i wiarygodność wykonawcy. Z reguły obejmują one cały okres realizacji kontraktu, a bardzo rzadko poszczególne etapy jego wykonania. Najczęściej występuje konieczność przedłużenia okresu ochronnego o dodatkowe 30 dni, jeśli jest to uzasadnione potrzebą przeprowadzenia dodatkowych działań w celu odbioru przedmiotu umowy oraz zwolnienia zabezpieczeń.

Zalety gwarancji należytego wykonania umowy są liczne. Po pierwsze, wpływa ona na Wykonawcę i jest istotnym czynnikiem poprawy terminowości i jakości wykonania umowy. Po drugie, stanowi ona zabezpieczenie finansowe w przypadku ewentualnych problemów z wykonawcą. Ponadto gwarancja potwierdza również wypłacalność i wiarygodność wykonawcy, co może wpłynąć pozytywnie na jego reputację na rynku. Dlatego też jest to narzędzie powszechnie stosowane w różnego rodzaju umowach, zapewniając ochronę interesów obydwu stron transakcji.

Czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest kosztem?

Zanim odpowiemy na pytanie, jak zaksięgować gwarancję należytego wykonania umowy, uściślijmy, czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest kosztem. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu. Odliczenia dla celów podatkowych można dokonać pod warunkiem udowodnienia, że wydatek został poniesiony właśnie w takim celu i wpłynął na wielkość osiąganego przychodu.

Jeśli firma uczestniczy w przetargach, to musi ponosić związane z tym koszty. Konieczna jest bowiem wpłata wadium lub wystawienie gwarancji wadialnej, a także gwarancji należytego wykonania umowy, które zabezpieczają interesy zamawiającego. Poniesione na uzyskanie gwarancji koszty nie mają bezpośredniego wpływu na osiągane przychody, ale istnieje pośredni związek pomiędzy poniesionymi na ten cel wydatkami a osiągniętymi przychodami. Uczestnictwo przetargach wiąże się bowiem z działaniami, które mają na celu powiększenie przychodów. Dlatego zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, opłaty za wydanie gwarancji należytego wykonania umowy mogą zostać zaliczone do kosztów.

Jak zaksięgować gwarancję i czym są konta pozabilansowe?

Gwarancję należytego wykonania umowy należy odpowiednio zaksięgować. Do tego celu służą konta pozabilansowe. Są to rejestry księgowe do transakcji niewpływających bezpośrednio na aktywa ani pasywa. Wykorzystywane są między innymi do dokumentowania transakcji, które nie generują bezpośrednio przychodów i mają charakter tymczasowy.

Ewidencje gwarancji najczęściej prowadzi się w koncie pozabilansowym 910 - Zabezpieczenia, gdzie dokumentuje się gwarancje należytego wykonania umowy, rękojmię i zabezpieczenia w formie niepieniężnej. Strona Ma zawiera otrzymane i posiadane gwarancje, a strona Wn dotyczy zwracanych kontrahentom gwarancji. Konta pozabilansowe, takie jak konto 910 - Zabezpieczenia, są zatem niezwykle przydatne dla firm, pozwalając im na dokładne odzwierciedlenie wszelkich zobowiązań i zabezpieczeń w księgach rachunkowych. Dzięki nim możliwe jest prowadzenie transparentnej i rzetelnej księgowości, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania finansami i ryzykiem w przedsiębiorstwie.

Ważne jest, aby utrzymywać dokładną ewidencję wszystkich transakcji związanych z kontem pozabilansowym. Dla każdej transakcji należy sporządzić dokument księgowy, takie jak dowód księgowy, faktura, umowa czy inne dokumenty potwierdzające transakcję. Nie inaczej jest w przypadku gwarancji przetargowych, których potwierdzeniem jest dokument w formie elektronicznej lub pisemnej.

Podsumowując, gwarancje przetargowe są kosztem i należy je odpowiednio księgować. Warto uściślić, że każda transakcja, która nie wpływa bezpośrednio na aktywa ani pasywa, ale wymaga dokumentacji księgowej, powinna być zarejestrowana na odpowiednim koncie pozabilansowym. Nie inaczej jest w przypadku gwarancji należytego wykonania kontraktu. Prawidłowo prowadzone konta pozabilansowe wpływają na stabilność przedsiębiorstwa.